Association Flainoise

2010-01-11 - Situation vis à vis de la Commission Nationale Informatique et Liberté (CNIL)

lundi 11 janvier 2010 par Regis_Lardennois

L’Association Flainoise gère un fichier des adhérents, et à ce titre doit remplir un certain nombre d’obligations.
Ce document a pour but de préciser comment.

  • Le responsable de la gestion de ce fichier est Régis Lardennois, depuis fin 2008 et au moins jusqu’à l’assemblée générales de février 2014 . C’était auparavant Thomas Heppel.
  • Ce fichier a pour but exclusif la gestion des cotisations des adhérents, et l’envoi par courrier (postal ou électronique) aux adhérents présents ou passés des courriers de l’association : convocations aux assemblées générales et 2 ou 3 missives annuelles. Il permet aussi d’établir un annuaire des membres qui souhaitent y figurer, si cette disposition est retenue. Cet annuaire est réservé aux membres de l’association.
  • Le fichier n’est communiqué à personne. Les envois sont soit réalisés par le responsable de ce fichier (en courrier postal ou électronique), soit réalisés par une entreprise de publipostage à qui sont communiqués les documents à envoyer et le fichier des adresses postales d’expédition. Ces dispositions pratiques pourront évoluer en fonction de l’organisation de l’association.

En revanche, la liste des adhérents (nom, prénom) pourrait être communiquée sur demande aux membres du CA ; et à tous les membres si cette disposition était inscrite dans les statuts,

  • Le fichier renferme les informations suivantes : (mentions obligatoires en gras)

. nom et prénom,

. adresse principale et adresse à Flaine si différente,

. numéros de téléphone

. cotisations versées et date / moyen de paiement.

  • Durée de conservation des informations. Chaque fiche a été crée lors de l’adhésion d’un membre Le fichier renferme la date à laquelle les fiches ont été crées, depuis l’année 2007. Sont supprimées du fichier : . les fiches correspondant à des personnes qui ne peuvent être jointes, . les personnes qui le demandent (en général lorsque la personne quitte la station) . à dater de 2010, les fiches dont la dernière cotisation à l’association a plus de 3 ans.

Une personne inscrite dans ce fichier, ce qui se traduit par la réception de quelques courriers par an, peut demander sa suppression du fichier en adressant un courrier (postal ou électronique) à l’association.

  • La gestion et l’utilisation de ce fichier, le caractère non lucratif de l’association, rentrent dans les critères de dispense de déclaration à la CNIL. Des évolutions envisagées, particulièrement sur le site Internet, nécessiteront probablement ultérieurement une déclaration à la CNIL.

D’une façon générale, les obligations légales dans ce domaine sont tirées soit du site web de la CNIL, soit du « site des associations » :
http://perso.numericable.fr/assoc1901/


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